Cuánto cuesta de verdad el acceso remoto en una pyme de 15 personas

Cuando alguien compara opciones de acceso remoto, casi siempre compara el precio de la licencia. Es lo único que viene en la web del fabricante, así que es normal. El problema es que en una pyme la licencia rara vez es la mitad del gasto real.

Vamos a desglosarlo con un ejemplo concreto: una empresa de 15 personas, de las cuales 8 teletrabajan al menos dos días por semana, con un servidor de ficheros y un programa de gestión en la oficina.

1. Lo que sí sale en la factura

Aquí entran las licencias y las cuotas. Es la parte fácil de comparar, y también la que más engaña, porque cada fabricante cuenta una unidad distinta: unos cobran por técnico, otros por sesión simultánea y otros por dispositivo.

No publicamos precios de otros fabricantes sin haberlos verificado y fechado. Consúltalos en sus webs oficiales, enlazadas arriba, y compáralos con el nuestro.

2. Las horas de informático

Esta es la partida que casi nadie suma, y suele ser mayor que la anterior. En las empresas que nos llaman, el proveedor externo factura entre 45 y 70 € la hora, y el acceso remoto se lleva un goteo constante:

• Altas y bajas de personal: unos 30 minutos cada movimiento.
• «No me deja entrar»: el clásico. Entre 20 minutos y una hora, varias veces al mes.
• Cambios de router u operador: rehacer las redirecciones de puertos, medio día.
• Portátil nuevo: configurar el acceso, 30-45 minutos.
• Revisiones de seguridad: si se hacen, unas horas al año.

En una empresa de 15 personas con rotación normal, esto son fácilmente 3 o 4 horas al mes. A 55 € la hora, entre 165 y 220 € mensuales que no aparecen en ninguna comparativa de licencias.

Es justo decir que esta partida no desaparece del todo con ninguna herramienta. Lo que cambia es cuánto se encoge: dar de alta a alguien en una red privada bien montada son dos minutos desde un panel, y si está conectada a tu Google o Microsoft, cero.

3. El coste de que algo salga mal

Esta partida es incómoda porque es probabilística: puede ser cero durante años y luego llevarse el beneficio de un ejercicio entero. Pero dejarla fuera del cálculo es lo que lleva a decisiones malas.

Los números que manejamos, sacados de lo que nos han contado clientes que lo vivieron:

• Parada de actividad. Una empresa de 15 personas parada tres días —lo típico de un secuestro de datos con copias de seguridad decentes— son unas 360 horas de trabajo perdidas, además de los plazos que se incumplen.
• Recuperación técnica. Reinstalar, restaurar copias y verificar que no queda nada raro: entre 2.000 y 6.000 € de servicio externo.
• Obligaciones legales. Si hay datos personales afectados, hay que notificar a la Agencia Española de Protección de Datos en 72 horas, y muy probablemente a los afectados. Eso son horas de asesoría y una conversación desagradable con tus clientes.

No hace falta convertir esto en una cifra exacta. Basta con reconocer que la probabilidad no es la misma si tienes un servicio expuesto a Internet que si no tienes ninguno, y ponderarlo al decidir.

4. El coste que nadie factura: el tiempo de tu gente

Si ocho personas pierden diez minutos al día peleándose con una conexión lenta o esperando a que se libere una licencia, son unas 27 horas al mes de trabajo evaporado. No sale en ninguna factura, pero lo estás pagando en nóminas.

Este es, curiosamente, el argumento que más convence a los gerentes cuando se lo pones en horas en lugar de en euros.

Resumiendo

El error habitual es comparar 30 € de una licencia con 80 € de otra y quedarse con la primera, cuando la diferencia real está en las tres partidas siguientes. La pregunta útil no es «¿cuánto cuesta la licencia?», sino:

¿Cuánto me cuesta al mes, sumando licencias, horas de informático y tiempo perdido de mi gente, y cuánto riesgo asumo a cambio?

Si haces esa cuenta con tus números reales y te sale que lo que tienes ahora sale a cuenta, quédate como estás y no cambies nada. Nos ha pasado más de una vez y lo hemos dicho.